Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Päivitetty 5.4.2018

1. Rekisterinpitäjä

Mimmin Terapia Oy
posti: PL 15, 91501 Muhos
Y-tunnus: 2442415-8
toimisto@mimminterapia.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Kati Väisänen
050 551 1448
kati.vaisanen@mimminterapia.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asiakastiedon hallinta ja työn valvonta:

  1. lakisääteinen asiakastyön dokumentointi
  2. kirjallisten lupien ja sopimuksien sekä muun
  3. asiakasprosessista syntyneiden materiaalien tallennus
    asiakkaasta saatujen asiakirjojen tallennus

5. Rekisterin tietosisältö

1. Lakisääteinen asiakastyön sähköinen dokumentointi esim. ajankohdat, käyntikirjaukset ja terapiapalautteet sekä asiakkaan terapiamuoto, vastuuterapeutti, tapaamisten ajankohta, toimipaikka ja käyntipaikka.

  • asiakasprosessi kirjataan rakenteisesti valtakunnallisten määritysten mukaisesti siten, että hoitoprosessin eri vaiheet ovat todennettavissa (tulotilanne, hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi) eli tapaamisten (asiakastapaamisen/palaverin/ohjauskäynnin) sisältöön ovat kuvattuina käynteihin osallistuneet muut hlöt, menetelmät, vaikuttavuus, yhteiset sopimukset/suunnitelmat, kotitehtävät ja palaute terapiasta

2. Kirjallisten lupien ja sopimuksien sekä muun asiakasprosessista syntyneiden materiaalien tallennus esim. tietojen luovutus, terapiasopimus, GAS-lomake, palautelomake, valokuvat sekä etäyhteydet kuten puhelut ja sähköpostit.

  • nämä skannataan/tallennetaan sähköiseen asiakasrekisteriin ko. käynnin yhteyteen

3. Asiakkaasta saatujen asiakirjojen sähköinen tallennus esim. maksusitoumus, HOJKS tai epikriisi.

  • ko. asiakirjat skannataan rekisteriin ja kirjataan asiakkaan nimi, sotu, osoite, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite
  • asiakkaan verkostoon kuuluvien, kuntoutukseen osallistuvien henkilöiden kuten omaisen tai opettajan tarvittavia yhteystietoja mm. nimi ja puh.nro
  • asiakkaan lähettävän tahon yhteyshenkilöitä mm. lääkäri
  • asiakkaan kuntoutuksen maksusitoumuksen sisältö kuten hoitojakson aikaväli, terapiamuoto, käyntitiheys, käyntikerrat, käynnin maksimi aika, maksusitoumuksen numero sekä kuntoutuksen maksaja ja käytettävä sopimus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Maksusitoumuksissa ilmenevät tiedot ja sen mukana mahdollisesti tulevat rekisteröityä koskevat asiakirjat esim. epikriisit.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ostopalvelusopimuksissa on määritelty, että terapiapalaute lähetetään asiakkaalle, lähettävälle, hoitavalle ja maksavalle taholle suoraan palveluntuottajalta. Asiakkaaseen ei kohdistu suoramarkkinointia, etämyyntiä tai muutakaan kuntoutukseen liittymätöntä toimintaa

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Salassa pidettäväksi säädetyt aineistot säilytetään Oulun vastaanottotiloissa lukollisessa arkistokaapissa os. Kangaskontiontie 10 A, 90420 Oulu. Työntekijät perehdytetään tietosuoja-asioihin ja perehdytyskansiosta löytyy kirjallinen ohjeistus salassa pidettävien aineistojen käyttämisestä ja suojaamisesta.

B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Käytämme Diarium -ohjelmaa, johon jokainen työntekijä kirjautuu omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla sekä selaamisesta jää helposti valvottava lokijälki. Diarium - ohjelman tuottaa Finnish Net Solutions Oy. Diarium –ohjelma on suojattu asianmukaisesti SSL-suojauksella ja tarkempi kirjallinen tietoturvakuvaus on saatavilla.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Asiakkaalla tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa asiakasmerkinnät maksutta kerran vuodessa. Tätä tiheämmästä tarkastuksesta peritään hinnaston mukainen maksu (50€/x). Asiakas tai hänen huoltajansa voi vaatia tietojen muuttamista esim. terapiapalautteen korjaamista kirjallisella pyynnöllä. Vastine tietojen muuttamiseen toimitetaan kirjallisesti asiakkaalle tai hänen huoltajalleen kuukauden sisällä.